Kairos est devenu un outil incontournable en 2026 pour les organismes de formation et les conseillers de Pôle emploi, désormais intégrés à France Travail. Cette plateforme digitale facilite la gestion et la transmission des documents liés aux parcours de formation des demandeurs d’emploi. Que vous soyez un organisme formateur ou un conseiller, comprendre son utilisation est essentiel pour optimiser l’accompagnement des candidats et assurer un suivi transparent des dossiers.
- Kairos simplifie la dématérialisation des échanges entre organismes de formation et France Travail.
- Les organismes référencés sur La Bonne Formation peuvent transmettre directement les conventions et justificatifs.
- La plateforme permet un suivi en temps réel du traitement des dossiers de formation.
- Les utilisateurs doivent disposer d’un compte sécurisé pour accéder à l’interface.
- Des alternatives existent en cas de non-éligibilité ou de problèmes techniques.
Comprendre le rôle clé de Kairos dans la gestion des formations avec Pôle emploi
Depuis son lancement en 2017, la plateforme Kairos a transformé la manière dont les organismes de formation interagissent avec Pôle emploi, aujourd’hui fusionné dans l’entité France Travail. Cette plateforme en ligne permet aux structures formateurs d’envoyer leurs conventions de formation, attestations d’assiduité, et bilans pédagogiques de manière sécurisée et rapide. L’objectif principal est de supprimer la lourdeur administrative liée aux échanges par papier ou e-mail, réduisant ainsi significativement les délais de traitement des dossiers.
Les avantages concrets pour les organismes de formation
Kairos offre plusieurs bénéfices qui facilitent la gestion des dossiers :
- Traçabilité accrue : chaque document envoyé est automatiquement enregistré et suivi.
- Réduction des erreurs : la saisie centralisée limite les risques d’erreurs humaines.
- Accélération du financement : France Travail peut valider plus rapidement les demandes de prise en charge.
- Gestion simplifiée : les organismes peuvent consulter en temps réel le statut de chaque convention (acceptée, en attente, rejetée).
Ainsi, les équipes pédagogiques et administratives gagnent du temps et améliorent la qualité du service rendu aux demandeurs d’emploi.
Qui peut accéder à Kairos et dans quels cas l’utiliser ?
Exclusivement réservée aux organismes référencés sur La Bonne Formation, la plateforme est accessible aux formations financées ou cofinancées par France Travail. Pour bénéficier de cet accès, l’organisme doit avoir un numéro de déclaration d’activité (NDA) valide et être inscrit dans le référencement officiel, garantissant ainsi la qualité des prestations.
| Critères pour l’accès à Kairos | Détails |
|---|---|
| Référencement | Obligation d’être enregistré sur La Bonne Formation |
| Numéro de déclaration d’activité (NDA) | Doit être valide et associé à l’organisme |
| Type d’organisme | Centres publics, privés ou associatifs pouvant accéder à la plateforme |
| Type de formation | Formations financées/cofinancées dans le cadre individuel ou régional |
Nombreux sont les organismes qui adoptent Kairos pour centraliser leurs démarches, notamment dans le contexte d’un marché de l’emploi en mutation et d’une demande accrue pour des formations qualifiantes.
Accéder et utiliser Kairos : mode d’emploi pour les organismes de formation
Pour utiliser Kairos, la démarche est claire et sécurisée. Le point d’entrée est le site officiel accessible à l’adresse kairos.pole-emploi.fr. L’accès se fait via un espace personnalisé avec login et mot de passe, attribués après validation de l’inscription.
Étapes pour se connecter et transmettre une convention
- Accéder à la page d’accueil et cliquer sur « Accès à Kairos ».
- S’identifier avec vos identifiants personnels fournis par France Travail.
- Se rendre dans l’onglet « Conventions » et choisir « Ajouter une convention ».
- Compléter les champs liés au stagiaire, formation, durée et coût.
- Joindre les documents justificatifs au format PDF (convention, RIB, attestations…)
- Valider et envoyer la demande.
Une fois soumise, la convention sera visible par le conseiller dédié. Chaque étape du traitement déclenche une notification automatique pour informer l’organisme de formation.
Comment s’inscrire sur Kairos :
L’inscription est entièrement dématérialisée et s’effectue via un formulaire en ligne accessible depuis la plateforme. Le processus comprend :
- Le remplissage des informations administratives.
- Le téléchargement des justificatifs obligatoires, notamment le NDA, RIB et l’attestation URSSAF.
- La validation de la demande par les équipes France Travail sous 7 à 10 jours ouvrés en moyenne.
Une fois la validation réalisée, l’organisme reçoit ses identifiants permettant un accès complet à tous les services en ligne de Kairos.
Kairos et France Travail : un partenariat renforcé pour un meilleur accompagnement
Avec le remplacement de Pôle emploi par France Travail, l’outil Kairos s’est affirmé comme la référence pour le traitement des dossiers de formation. Le changement de nom n’a pas bouleversé les usages : l’URL, les identifiants et les processus restent constants, tandis que toute communication officielle fait référence à France Travail.
L’intégration de Kairos dans l’écosystème France Travail garantit une coordination fluide entre les différents acteurs, renforçant la qualité du suivi proposé aux demandeurs d’emploi en recherche active.
Alternatives à Kairos pour les organismes non éligibles ou situations spécifiques
Il arrive que Kairos ne soit pas utilisable dans certaines situations. Voici un tableau récapitulatif des solutions alternatives :
| Situation | Alternative recommandée | Mode d’envoi |
|---|---|---|
| Formation non référencée sur La Bonne Formation | Envoi direct par mail au conseiller France Travail | Email sécurisé |
| Organisme non inscrit sur Kairos | Transmission par courrier postal ou via l’Espace Partenaire | Courrier ou plateforme dédiée |
| Problème technique sur Kairos | Utilisation temporaire du formulaire papier ou échanges par mail | Formulaire papier ou e-mail |
En cas de doute, il est toujours recommandé de contacter directement le conseiller France Travail responsable du suivi.
Qu’est-ce que Kairos ?
Kairos est une plateforme numérique lancée par Pôle emploi, aujourd’hui France Travail, pour faciliter la transmission et le suivi des dossiers de formation des demandeurs d’emploi.
Qui peut utiliser Kairos ?
Les organismes de formation référencés sur La Bonne Formation avec un NDA valide, proposant des formations financées ou cofinancées par France Travail.
Comment envoyer une convention via Kairos ?
Après authentification, il faut remplir les informations de la convention, joindre les documents au format PDF, puis valider pour transmettre le dossier au conseiller.
Que faire en cas de problème technique sur Kairos ?
Contacter rapidement le conseiller France Travail pour utiliser temporairement des alternatives telles que le formulaire papier ou l’envoi par email.
Kairos remplace-t-il totalement les échanges avec Pôle emploi ?
Oui, depuis la création de France Travail, Kairos est l’outil officiel pour toute gestion des dossiers de formation, bien que les processus restent familiers aux anciens utilisateurs.